II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação - Relação com as Pessoas

Continuando a série de posts sobre o II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação, em especial sobre o I Encontro de Governança de Tecnologia da Informação, relato abaixo o tema Relação com as Pessoas. O post anteriores desta série foram sobre Governança de TIC e Alinhamento Estratégico.

Eis aqui o tema crucial da governança de TIC. Mesmo que sejam implantadas as melhores práticas de governança, que sejam adquiridas as melhores ferramentas e cedidas as melhores máquinas, se as pessoas não forem preparadas e motivadas para dar suporte à governança: processos não serão respeitados; projetos não atingirão a tríade tempo, custo e escopo para alcançar a qualidade; enfim, a governança não terá sucesso na sua implantação.

Segundo alguns especialistas presentes, a principal ferramenta de governança são os processos. Em grande parte, processos são desenvolvidos e implantados, porém não são executados. Por quê? A resposta deles foi taxativa: para que os processos possam ser executados de maneira eficiente e eficaz é necessário que as competências das pessoas sejam trabalhadas, principalmente a partir da (i) Motivação, da (ii) Preparação/Capacitação e do (iii) Incentivo. A tendência de sucesso na execução dos processos tende a aumentar substancialmente com tais atitudes.

Cada organização deve ter seu próprio método de trabalhar as competências de seus colaboradores, pois estas competências serão influenciadas diretamente pela cultura da empresa. Então é necessário entender primeiramente a cultura da organização para poder trabalhar a motivação, a capacitação e os incentivos às pessoas.

Sabemos que a implantação de governança não é uma tarefa trivial. Por isso, muitas empresas costumam contratar consultorias para tentar implantar a governança. Segundo palavras do Marcelo Silva Cunha (Ministério da Fazenda): “Não acredito na contratação de consultoria para resolver problemas desse tamanho”. Em sua concepção, ao invés de contratar a consultoria para elaborar os processos de governança, a contratação deveria ter foco na capacitação dos colaboradores, e esses serem os responsáveis pela elaboração e implantação dos processos.

Da visão do órgão, as pessoas devem, em ordem:

• Saber: As pessoas devem ser capacitadas e estimuladas a aprender;
• Poder: A organização deve provocar a inovação e ceder espaço para a criatividade e a proatividade;
• Querer: Após capacitar e ter espaço, as pessoas devem ser incentivadas para buscar o melhor para a organização.

O ambiente de TIC deve ser um ambiente onde as pessoas aprendam e, em seguida, melhorem a experiência dos seus pares/colegas. A troca de conhecimento/experiências com outras organizações também deve ser incentivada.

Como poderíamos melhorar a conscientização dos gestores sobre esse tema?

Finalizo este post com as palavras da nossa grande poetisa Cora Coralina:

"Feliz aquele que transfere o que sabe

e aprende o que ensina"

II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação - Alinhamento Estratégico

Continuando a série de posts sobre o II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação, em especial sobre o I Encontro de Governança de Tecnologia da Informação, relato abaixo o tema Alinhamento Estratégico. O primeiro post desta série foi sobre Governança de TIC.

Para tratar de Alinhamento Estratégico, inicio-o com as palavras do Gustavo Sanches, secretário de tecnologia da informação do TST: “Nós que somos da TI[C] temos dificuldade de conhecer o que é TI[C], imagine quem não é da TI[C]”. Então o que é a TIC? Pergunta óbvia, não? Mas o contexto, nem tanto. O Gustavo com isso quis provocar os presentes quanto à complexidade que temos em nosso setor e a dificuldade que temos em nos comunicar com o negócio e vice-versa.

A principal função da Governança de TIC é o seu alinhamento com o negócio para dar suporte à estratégia do mesmo, com isso entregar o resultado esperado minimizando os riscos e problemas para a organização como um todo. Para que este alinhamento seja efetuado de maneira eficaz, o COBIT 4.1 diz que a governança de TIC deve ser estabelecida diretamente com a alta administração da empresa.

O principal interlocutor entre a TIC e a organização deve ser o Comitê Gestor de TIC, formado por administradores da TIC e, principalmente, do negócio. É a partir dele que devem ser negociados investimentos e decididas prioridades de execução dos projetos estratégicos. Além disso, o comitê gestor de TIC deve elaborar um modelo de comunicação da estratégia para que a comunicação com a empresa seja realizada de maneira concisa e eficiente.

Um dos exemplos citados dos problemas de comunicação foi no Tesouro Nacional, quando num questionário que perguntava aos gestores do órgão: “O que você quer da área de TI?”, e a resposta de um dos gestores foi: “Distância”. A partir daí, a TIC deste órgão iniciou um trabalho de comunicação e amadurecimento desse gestor nas atividades da TIC até torna-lo um dos principais patrocinadores.

Uma outra figura importante no alinhamento é a do Consultor de Negócios. O consultor pode ser considerado o facilitador da comunicação entre as duas áreas, TIC e negócio. O consultor deve verificar as necessidades do negócio e leva-las até a TIC e, com isso, poder comunicar o atendimento e cobrar a realização da atividade com o negócio e com a TIC, respectivamente. Este papel deve ser exercido por um dos colaboradores que possuem o linguajar técnico tanto do negócio quanto da TIC, e deve ser um funcionário da TIC.

Portanto, o alinhamento estratégico entre TIC e negócio é alcançado por um elemento indispensável que é a Comunicação, pela estrutura denominada Comitê Gestor de TIC e pelo papel do Consultor de Negócios. E na sua empresa, como se encontra o Alinhamento Estratégico e a Comunicação entre a tecnologia e o negócio?

II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação - Governança de TIC

Nos dias 25, 26 e 27 de outubro de 2011 aconteceu o II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação (ENTI), onde reuniram-se representantes de  órgãos públicos a nível municipal, estadual e federal, como também empresas privadas. O II ENTI abrangeu 6 atividades em paralelo, entre elas o I Encontro de Governança de Tecnologia da Informação cujo conteúdo vou compartilhar em 3 partes: Governança de TIC, Alinhamento Estratégico e Relação com as Pessoas.

O tema Governança de TIC foi um dos temas mais comentados já na abertura do evento. Todas as autoridades presentes, inclusive com a presença do Ministro das Cidades, Sr. Mário Negromonte, e da Ministra do Planejamento, Sra. Miriam Belchior, citaram a Governança de TIC em suas palavras. Nos seguintes parágrafos sintetizo o que foi abordado sobre esse tema durante os 3 dias de evento.

Um dado básico, mas que é sempre interessante reforçar é que para adotar a governança de TIC não é suficiente termos todos os conceitos na teoria, se na prática não aplicarmos e adaptarmos o que aprendemos de acordo com a cultura da organização. Corinto Meffe, diretor de integração e sistemas da informação da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, disse: "O ambiente de TIC é caótico por natureza".

Para tentar contornar esse caos é indicada a implantação das melhores práticas de governança de TIC. A implantação da governança deve ser realizada pensando grande, mas com passos pequenos. Não adianta pensar grande e tentar implantar tudo rapidamente sem o consentimento da cultura organizacional. Em analogia à palavras do Corinto, o Prof. Dr. Mauro Cesar, diretor de divisão tecnológica no Centro de Computação Eletrônica da Universidade de São Paulo , completou: "Com passos pequenos, teremos como tratar o caos num universo menor".

Em grande parte das apresentações tentaram mostrar que a responsabilidade pela governança de TIC é da alta administração, que a tecnologia deve dar todo o suporte necessário a essa governança, porém, não necessariamente, ser o principal responsável por ela.

É considerável também ter um comitê gestor ativo e ciente da situação e das necessidades da TIC. Este comitê gestor é o responsável por monitorar os custos e definir prioridades de investimentos. Em muitos órgãos o comitê gestor de TIC é criado, porém não funciona, existe apenas no papel.

Foi-se elucidado também a relação das melhores práticas em governança com os processos, pois processos são elementos essenciais para que a governança seja implementada de maneira efetiva. É interessante frisar que não adianta otimizar e implantar processos, é necessário estar presente diariamente no "corpo-a-corpo" explicitando os benefícios, tanto no ambiente de TIC quanto em toda a organização, quantas vezes sejam necessárias.

Para isso, precisamos definir papéis e responsabilidades para que possamos monitorar os indicadores com mais eficácia e veracidade. Segundo Gustavo Sanches do TST: "Governança é dar transparência. Adotá-la é estar preparado para se expor". Saber em qual nível estamos não é o suficiente, precisamos reconhecer onde estamos para que possamos melhorar: "Quem não mede não se conhece".

Em geral, podemos dizer que a governança de TIC se dá em alguns pilares como: participação direta da alta administração; geração de indicadores; definição de papeis e responsabilidades; implantação e gerenciamento de processos;  e, principalmente, o entendimento da cultura organizacional para a melhor adaptação das pessoas à implantação da governança de TIC, sem o apoio e engajamento dos colaboradores dificilmente a governança terá sucesso. Governança de TIC é mudança de cultura e é um caminho a ser seguido para a melhoria e continuidade da prestação de serviços da Tecnologia da Informação e Comunicação.

Governança de TIC

Como já vimos num post anterior (Planejamento Estratégico: um breve histórico), Segundo Fernandes (2009): " uma empresa sem missão é uma empresa sem um norte definido e (...) não tem condições de definir nenhuma estratégia". Sabemos que diante da competitividade no mercado atual, as organizações precisam inovar seus produtos e serviços para conquistar cada vez mais clientes. O caminho mais concreto para a inovação é, além da valorização das pessoas, um posicionamento da organização frente à concorrência e, para isso, é necessário um planejamento a partir de uma determinada missão.

Então, para atingir seus objetivos e metas, as empresas precisam executar as ações planejadas e essas ações precisam ser gerenciadas e mensuradas. À esse gerenciamento e mensuração dá-se o nome de governança, neste caso a governança corporativa. A governança corporativa pode ser interpretada como uma busca do aperfeiçoamento do comportamento das pessoas e das instituições (ALVES, 2001). Com a Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) não seria diferente, principalmente com a dependência cada vez maior do negócio para com a TIC. Por conta disso, muitos autores têm classificado a TIC como atividade fim da grande maioria das organizações ultimamente, e não mais como atividade meio.

O alicerce da governança de TIC é o seu alinhamento à governança corporativa. É preciso que o Planejamento Estratégico de TIC seja elaborado de acordo com as premissas do Planejamento Estratégico Organizacional para que o alinhamento seja atingido, isto é, a TIC trabalhar em prol do negócio. A partir desse alinhamento é possível entregar valor à organização, seja ele de caráter financeiro ou não. Caso o alinhamento não seja alcançado, é bem provável que programas concebidos e ações propostas sofram descontinuidade, o que não permite atingir metas estratégicas a longo prazo.

A governança de TIC pode ser auferida a partir da ISO 20000, esta norma define diretrizes de qualidade para a gestão de serviços de TIC. Essa ISO é baseada nas boas práticas de gestão de TIC: COBIT (Modelo de controle de objetivos de TIC) e ITIL (Conjunto de boas práticas a serem aplicadas na infraestrutura). A adoção dessas boas práticas tem crescido nos últimos anos juntamente com o destaque que a Tecnologia da Informação e Comunicação vem ganhando no ambiente corporativo. Portanto, é indicada a implantação de tais práticas para atingir e manter um nível de maturidade de melhoria contínua para que as organizações possam conquistar cada vez mais espaço perante a concorrência.

Referências
ALVES, Lauro Eduardo Soutello. Governança e cidadania empresarial. Rev. adm. empres.[online]. 2001, vol.41, n.4, pp. 78-86. ISSN 0034-7590.

Planejamento Estratégico - Foco e Execução

Neste post, irei comentar um vídeo que tive acesso no Blog Execução da Estratégia. Neste vídeo é exibida uma entrevista no Programa Conta-Corrente da GloboNews com o Roberto Campos de Lima, sócio-diretor da 3GEN (empresa de Consultoria e Educação em gestão Estratégica). A entrevista tem como foco principal o Planejamento Estratégico (PE) e sua execução nas organizações de saúde.

Os temas debatidos são bem diretos e concisos, atraindo a atenção pelo fato de abrenger não só o nicho de saúde, mas todas as organizações que desejam obter sucesso no desenvolvimento e execução do seu PE.

O Roberto de Lima coloca em cheque a grande maioria dos modelos de elaboração e execução do PE nas organizações, onde há um desinteresse dos colaboradores com relação aos projetos e processos que devem ser implantados. O entrevistado diz que, para cada um dos projetos, devem ser determinados líderes, que terão o papel de comunicar e acompanhar o processo de implantação e manter a equipe motivada através de um programa de remuneração e reconhecimento das atividades executadas.

Quando não ocorre o comprometimento dos colaboradores com a execução/implantação dos projetos, há uma frustração geral desde a atenção e apoio dos patrocinadores com relação ao Planejamento Estratégico até o reconhecimento dos clientes com relação aos serviços prestados pela organização. Torna-se necessário então passar da departamentalização para  a colaboração e manter o foco nos clientes tanto internos (colaboradores) quanto os externos (pacientes, no caso das organizações de saúde).

A entrevista na íntegra pode ser assistida através do vídeo abaixo.

Saiba como o planejamento estratégico contribui para o sucesso de uma empresa from Execução da Estratégia on Vimeo.